In verband met de privacywet die per 25 mei 2018 ingegaan is, moeten instellingen, waaronder zorgaanbieders, de AP kunnen laten zien dat zij over toestemming beschikken van hun patiënten om de informatie over hun gezondheid te gebruiken. Dat maakt onderdeel uit van de ‘verantwoordingsplicht’ die organisaties hebben.
 Tandartspraktijk Excellentia hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen wij u op transparante manier informeren over hoe binnen onze praktijk wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

1. – Algemeen consideraties

 Tandartspraktijk Excellentia handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij:

• persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd;
• alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacyverklaring;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv.: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting;
• op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

 Tandartspraktijk Excellentia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Vera Rebola, belast met privacybeleid, is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon: Vera Rebola
Naam contactpersoon praktijk: Vera Rebola
Praktijkadres: Hertenstraat 25, 8011 GR, Zwolle
Emailadres: info@tandartspraktijkexcellentia.nl
Telefoonnummer: 038-4227619

2. Doelen van de gegevensverwerking

 Tandartspraktijk Excellentia verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
• Het versturen van nieuwsbrieven en/of informatieve emails aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
• Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

 Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken:

• Persoonsgegevens: NAW (naam, adres, woonplaats) gegevens, telefoonnummer, emailadres, geslacht, burgerlijke staat en verzekeringsgegevens;
• Bijzondere Persoonsgegevens medische gegevens medicatiegebruik. Medische gegevens gezondheid, en BSN nummer.
  Bijzondere persoonsgegevens, zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter
  zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

 Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN-nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

 Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

 Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Tandartspraktijk Excellentia alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de
wettelijke vertegenwoordiger.
 Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN-nummer en medische (patiënt) gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere  partijen

 Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde
doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Tandartspraktijk Excellentia
heeft vóór 25 mei 2018 verwerkersovereenkomsten (gesloten) met andere partijen voor:

• softwareleverancier patiëntenadministratie
• tandtechnische Laboratoriums
• factoringmaatschappij

 In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de
persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.
Tandartspraktijk Excellentia verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen,
tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het
kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere
partijen buiten de EU verstrekt.

4. Bewaartermijn

 Tandartspraktijk Excellentia bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier.
Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van eventuele nieuwsbrieven en het patiëntenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

 Tandartspraktijk Excellentia heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Wij werken met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
• De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.- De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
• Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
• Binnen het patiënten systeem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
• Medewerkers van Tandartspraktijk Excellentia hanteren een clean desk en clean screenpolicy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
• Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
• Tandartspraktijk Excellentia werkt conform het KNMT Protocol meldplicht datalekken.
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
• Medewerkers van onze praktijk hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het KNMT-document “Toelichting – Intern Privacybeleid”.

6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

 U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.
Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.
U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

 Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Tandarts Vera Rebola. Zij probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.